Vacature: Assistentie administratie
Functie: Assistentie administratie
Rapportering: General Manager
Beschrijving: Assisteert en ondersteunt de General Manager
Taken
In deze functie ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda van de General Manager. Dit houdt in dat je afspraken vastlegt en zorgt voor de organisatie van transport en verblijf via Travelplus, afhankelijk van de noden van het werk. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het bijhouden en updaten van de jaarkalender voor beurzen.
Je neemt het beheer van kantoorbehoeften voor je rekening, inclusief bestellingen en opvolging op het gebied van sanitair en housekeeping. Ook zorg je dagelijks voor het openen en verdelen van de post. Specifieke opdrachten die je van de General Manager ontvangt, voer je nauwkeurig uit. Een deel van je taken omvat ook de administratie voor ISO-normen, evenals de opvolging van verzekerings- en juridische dossiers. Het correct klasseren van documenten en het bijhouden van de debiteurenadministratie behoren eveneens tot je verantwoordelijkheden.
Je speelt een actieve rol in het bijwerken en onderhouden van de website, Facebook- en LinkedIn-pagina’s van de organisatie. Daarnaast volg je hernieuwingen van kennisgevingen op en zorg je voor de correcte uitvoering hiervan.
Het is essentieel dat je jouw taken nauwkeurig en correct uitvoert, met bijzondere aandacht voor het bijhouden en updaten van de agenda van de General Manager. In deze rol krijg je de bevoegdheid om de aan jou toegewezen opdrachten zelfstandig uit te voeren.
Opleiding
- Administratieve opleiding met uitgebreide talenkennis
Vaardigheden
- Goede communicatie met zowel leidinggevend als uitvoerend personeel
- Zorgzaamheid, loyaliteit en servicegerichtheid
- Nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden
- Het vermogen om te ‘multitasken’ en te prioriteren
Kennis
- Nederlands, Frans, Engels en Duits
Ervaring
- Min. 1 jaar ervaring in soortgelijke functie